18x Kantoor inrichten tips

Een kantoor inrichten is heel iets anders dan een huis inrichten. Er zijn natuurlijk wel raakvlakken, maar je hebt ook met heel veel andere aspecten te maken. Wil je een praktisch ingericht kantoor, dat er ook nog eens leuk uitziet? We hebben de leukste ideeën, mooie inspiratie voorbeelden en handige tips voor je op een rijtje gezet voor het inrichten van een kantoor!

Hoe een werkplek is ingericht, heeft een enorme impact op de stemming, prestaties en productiviteit van de werknemers. Een raamloos kantoor vol oude apparatuur en kale muren zal niet zo goed inspireren en motiveren als een kantoor vol zonlicht en persoonlijkheid. Bekijk onze uitgebreide tips, ideeën en inspiratie voorbeelden voor een kantoorinrichting die jouw werknemers gelukkiger en productiever maken.

1. Maak een plan

Bij een zo’n groot project als het inrichten van een kantoor, is het verstandig om altijd eerst een plan te maken. Bepaal bijvoorbeeld het budget, om om te zien wat wijzigingen en updates gaan kosten. Vervolgens wilt je bepalen wie de beslissingen gaat nemen. Als je genoeg budget hebt, kan je overwegen om een binnenhuisarchitect in te huren; het zelf inrichten van de ruimte is goedkoper, maar waarschijnlijk tijdrovender. Zorg er ten slotte voor dat je rekening houdt met de individuele vereisten van de werknemers en het bedrijf.

2. Laat medewerkers hun inbreng hebben

Geef je medewerkers zeggenschap over hoe hun kantooromgeving eruitziet en functioneert. De medewerkers moeten er immers in werken. Goed omgaan met veranderingen bij een kantoorverhuizing of het opfrissen van een bestaande kantoorinrichting betekent dat het personeel weet hoe de ruimte is ontworpen om te worden gebruikt. Hierdoor kan de productiviteit, het werkplezier en zelfs het welzijn van het personeel worden verhoogd. Creëer stuurgroepen met mensen uit verschillende lagen van de organisatie en kom goed en frequent in contact met medewerkers via verschillende middelen, van e-mail tot bedrijfsbrede vergaderingen.

3. Kantoorindeling

Wat voor het ene bedrijf een perfecte kantoorindeling is, kan voor het andere bedrijf juist heel in inefficiënt zijn. Bedenk daarom altijd hoe de werknemers het grootste deel van hun werktijd besteden. Werken de meeste mensen individueel of werken ze juist de meeste tijd in teamverband? Dit zou de belangrijkste factor moeten zijn bij de indeling van het kantoor – Het zal je vertellen of je je moet concentreren op individuele bureaus of een meer open indeling met werkeilanden.

Leestip: Online huis inrichten doe je met deze 5 gratis tools!

4. Praktische receptie

Maak de receptie geschikt voor de behoeften van het personeel, maar ook voor bezoekers en klanten. Een groot bureau in een enorme lege ruimte voelt niet alleen onwelkom aan, maar is ook een inefficiënt ruimtegebruik in een modern kantoor. Creëer een gezelliger opstelling met huiselijk geïnspireerde zitmeubelen voor informele vergaderingen. En voeg zichtbaarheid toe aan de rest van de kantoorinrichting, zodat potentiële rekruten en klanten het personeel kunnen zien genieten van hun bruisende, moderne werkplek.

5. Kastruimte

Kastruimte is belangrijk in huis, maar nog veel belangrijker op kantoor. Zorg er daarom voor dat je genoeg kastruimte hebt om alle mappen, documenten en dossiers op een georganiseerde manier op te bergen. Niet alleen ziet het er veel netter uit, maar zorg je er ook voor dat je alles eenvoudig terug kan vinden als je het nodig hebt. Er zijn tegenwoordig heel veel kasten verkrijgbaar, die speciaal ontworpen zijn voor het inrichten van een praktisch modern kantoor.

6. Zorg voor voldoende natuurlijk licht

Zonlicht maakt mensen blij. En hoe gelukkiger mensen zijn, hoe beter ze werken. Als je kantoor een saaie omgeving is met weinig tot geen natuurlijk licht, kunnen de werknemers de impact hiervan voelen en zullen de prestaties worden beïnvloed. Onderzoeken hebben ook aangetoond dat natuurlijk licht op de werkplek de slaaptijd kan verlengen, wat op zijn beurt de productiviteit en het geluk kan stimuleren. Zorg er echter voor dat er geen schittering op het scherm is. Ontwerp het kantoor strategisch om de toegang tot zonlicht te maximaliseren en zorg ervoor dat iedereen de hele dag een glimp van de buitenwereld kan opvangen.

7. Interactie

Stimuleer zinvolle interacties die kunnen bijdragen aan het welzijn van het personeel. Een kantoorontwerp kan dit gemeenschapsgevoel helpen stimuleren, iets dat vooral belangrijk is om te behouden na de mogelijke verstoring van een kantoorverhuizing. Alles, van een prikbord tot het bieden van een centraal koffiespot op elke verdieping tot een betere bewegwijzering voor het personeel om de trap te gebruiken, stimuleert sociale ontmoetingen.

8. Verschillende soorten werkplekken

Richt het kantoor in met verschillende soorten werkplekken. Mensen willen tegenwoordig zelden de hele dag aan hun bureau zitten En als ze dat wel doen, dan kan het fijn zijn om het af en toe af te kunnen wisselen met een sta-bureau. Verschillende soorten werkplekken kunnen de productiviteit en creativiteit stimuleren. Denk aan hoge tafels met barkrukken, een grote tafel waar meerdere mensen samen kunnen werken, lange modulaire banken, noem maar op. Elk soort werkplek kan een eigen doel hebben.

9. Privacy en rust

Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor een open kantoor. Daar is op zich niets mis mee, mits je rekening houdt met dat medewerkers wel voldoende privacy en rust kunnen hebben tijdens het werk. Onderzoeken tonen dat de productiviteit 66% daalt wanneer werknemers worden blootgesteld aan achtergrondgeluid. Een aantal tips om dit te voorkomen zijn bijvoorbeeld het plaatsen van plafondpanelen, speciale wandbekleding, speciale verlichtingen, banken met hoge rugleuning, noem maar op. Daarnaast zou je natuurlijk ook stiltehokken kunnen inrichten voor mensen die in volledige rust willen werken.

10. Planten

Planten zijn altijd een goed idee. Thuis, maar ook op kantoor. Ze zullen niet alleen de uitstraling van de kantoorruimte verbeteren, maar ze kunnen ook stress verminderen en luchtverontreinigende stoffen verwijderen, waardoor een gelukkige en gezonde en dus productieve omgeving ontstaat. Studies hebben aangetoond dat kantoren met genoeg planten, de werkprestaties zijn verbeterd, het welzijn van het personeel is verbeterd en het ziekteverzuim is verminderd! Kies planten die minimale verzorging nodig hebben. Vermijd planten die een hoge luchtvochtigheid vereisen, aangezien de meeste kantoren een drogere binnenlucht te hebben. Wat tegenwoordig helemaal hot is, is een grote plantenwand.

In het stoere kantoor van Architectenbureau Nhat Viet JSC is een grote vaste plantenbak gerealiseerd. Klik hier voor meer foto’s.

11. Voeg kleur en persoonlijkheid toe

Leuke decoratie kan een hele positieve invloed hebben op de manier waarop mensen werken. Werken in een ruimte met kunstwerken kan creativiteit stimuleren, wat op zijn beurt de productiviteit een boost geeft. Een aantrekkelijke werkplek maakt mensen ook trots op hun kantoor, waardoor werknemers gelukkiger worden. Als je klanten ontmoet, zorgt een uitnodigende ruimte ervoor dat ze zich meer welkom en zelfverzekerd voelen. Als het gaat om individuele werkzones, kan het toestaan van werknemers om hun eigen vleugje persoonlijkheid toe te voegen, of het nu gaat om foto’s van hun familie of zelfs een kleine bureauplant, ook een positieve impact hebben.

12. Kantoor huisstijl

Je bedrijf is meer dan een aangepast kleurenschema en een logo. Het is de belichaming van de persoonlijkheid van je bedrijf. Je kent al het belang van branding in marketing en reclame. In een ideale wereld zal elke actie die je medewerkers ondernemen ook bij het merk passen. Om dat te realiseren, is een gouden tip om ook te investeren in de branding van het kantoor. Verf de muren met de kleuren van het bedrijf. Gebruik kunst aan de muur die bij het merk past. Het werkt allemaal samen om de3 medewerkers in de juiste mindset te krijgen.

13. Investeer in de juiste middelen

Je kunt de beste en slimste werknemers hebben, maar ze kunnen alleen zo goed werken als ze over de juiste middelen beschikken. Voor de meeste taken zullen werknemers zitten, dus het is belangrijk om een comfortabele en verstelbare stoel te hebben en dit zal de productiviteit helpen maximaliseren. Slechte ruggen zijn de belangrijkste oorzaak van ziekteverzuim, dus als je meubels ter bevordering van een goede houding levert, blijft je gezond en gelukkig.

Nu er steeds meer vraag is naar flexibele werkplekken, zijn snellere wifi, laptops en software voor teamsamenwerking hulpmiddelen waarmee je personeel hun output kan maximaliseren. Je wilt niet dat een trage internetverbinding projecten in de weg staat. Het vinden van de balans staat hier centraal en elk bedrijf is anders. Zorg ervoor dat je de eisen begrijpt en zorg voor geschikte apparatuur om aan deze eisen te voldoen, met een beetje speelruimte voor toekomstige behoeften.

14. Bied een plek te ontspannen

Laten we eerlijk zijn: niemand kan acht uur achter elkaar op maximale productiviteit functioneren. In feite wil je dat ook opdringen aan de werknemers. Het is een betrouwbaar recept voor een burn-out. Moedig de medewerkers aan om pauzes te nemen en biedt daar ook de mogelijkheden voor op kantoor.

Het creëren van een sociale ruimte waar medewerkers kunnen ontspannen is een kritische factor die vaak vergeten wordt. Een pauze nemen is een belangrijk onderdeel van de werkdag, en even kunnen ontspannen achter je bureau. Richt een ruimte in zonder kantoorstress waar werknemers kunnen lunchen, informele vergaderingen kunnen houden of een koffiepauze kunnen houden. Maak het, net als andere ruimtes, licht, uitnodigend en comfortabel. Dit geeft werknemers de mogelijkheid om hun benen te strekken, zich los te maken van hun werk en misschien een glimp op te vangen van de buitenwereld.

Hieraan zijn natuurlijk grenzen. Je wilt niet dat medewerkers elke dag vijf uur pingpong spelen. Maak hier dus duidelijke afspraken over.

15. Extra voorzieningen

In steeds meer moderne kantoren, vooral van creatieve bureau’s, wordt er nagedacht over extra voorzieningen. Denk bijvoorbeeld een kantoorbar, waar werknemers een gewonnen pitch kunnen vieren, een gym of ruimte voor yoga of meditatie, een speelhok met verschillende vormen van spellen – Van speelcomputers tot een tafeltennistafel, een dartbord en tafelvoetbal. Dit biedt niet alleen de nodige ontspanning, wat weer leidt tot meer creativiteit en productiviteit, maar het maakt een werkgever ook leuker.

16. Let op de technologische vereisten

Voordat je onbewust bureaus gaat verplaatsen weg van telefoonaansluitingen waar werknemers toegang toe moeten hebben, is het belangrijk om met de IT-afdeling te praten over hoe de ruimte het beste kan worden ingericht, zodat iedereen bij de technologie kan komen die ze nodig hebben. Houd rekening met factoren zoals de locatie van printers, opslag voor technologie, nabijheid van stopcontacten, wifi-routers en ruimte voor projectoren en schermen.

17. Temperatuur

Hoewel de temperatuur op kantoor een ander probleem lijkt dan de kantoorindeling, is dat niet zo. De zon die door een raam schijnt, kan bijvoorbeeld een ruimte te warm maken, terwijl een ventilatieopening direct boven een binnenruimte die ruimte te koud kan maken. Je kunt niet met al deze problemen rekening houden, maar als je bewust bent van temperatuurschommelingen in het hele kantoor, dan kan je daar rekening houden bij de indeling van het kantoor.

18. Plan voor groei

Een kritische overweging het inrichten van een kantoor is groei. Hoeveel medewerkers bent je van plan toe te voegen in de komende 6-12 maanden, en komen die werkplekken dan? Welke gevolgen heeft dit extra voetverkeer voor gemeenschappelijke ruimtes en voorzieningen? Worden er constant vergaderruimten geboekt? Organiseer de ruimte met de toekomst in gedachten, zodat je niet uit noodzaak hoeft te reorganiseren en opnieuw in te richten. Hoewel af en toe een reorganisatie van het kantoor gezond is, maar het te vaak doen, zal prijzig en tijdrovend worden.

Wellicht zijn deze artikelen ook interessant voor jou!